Hyvä vaatimusmäärittely maksaa itsensä takaisin ennen ensimmäistäkään koodiriviä

Verkkopalvelun uudistus epäonnistuu harvoin toteutusvaiheessa. Se epäonnistuu jo ennen sitä. Koska kukaan ei ole määritellyt mitä uudistuksen pitää liiketoiminnallisesti ratkaista.

Vaatimusmäärittelyllä laadukkaaseen lopputulemaan

Ilman määrittelyä tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, budjetti perustuu arvaukseen ja tärkeimmät päätökset tehdään kesken projektin, kiireessä ja kalleimmalla mahdollisella hetkellä. Vaatimusmäärittely siirtää nämä päätökset sinne, minne ne kuuluvat: hankkeen alkuun, kun suunnan muuttaminen on vielä halpaa.

Mitä määrittelyssä päätetään – esimerkkinä Epic Autokoulu

Kun Suomen toiseksi suurin autokoulu, noin 120 toimipisteen Epic Autokoulu, lähti uudistamaan verkkosivustoaan, työ alkoi vaatimusmäärittelystä. Epicille verkkosivusto ei ole esite vaan myyntikanava. Valtaosa palveluostoista tehdään verkossa, ja noin 80 prosenttia kävijöistä käyttää sivustoa mobiililaitteella.

Määrittelyssä analysoimme nykytilan viidestä näkökulmasta: liiketoiminta, käyttäjäkokemus, sisältö, data ja teknologia. Epicin kohdalla analyysi tuotti muun muassa seuraavat havainnot ja niistä johdetut päätökset.

Tavoitteet sidottiin liiketoimintaan, ei ominaisuuslistaan. Analytiikka osoitti, että mobiilikäyttäjät toimivat sivustolla selvästi passiivisemmin kuin desktop-käyttäjät, vaikka neljä viidestä kävijästä tuli mobiililaitteella. Samaan aikaan 120 toimipisteen hinta- ja palvelutietojen päivittäminen käsin söi työaikaa ja tuotti virheitä. Uudistuksen päätavoitteiksi kirkastuivat verkkokauppamainen ostopolku ja tietojen keskitetty hallinta ERP-integraation kautta.

Kohderyhmät kuvattiin ostokäyttäytymisen kautta. Sivuston tärkein käyttäjä on 15–21-vuotias nuori, joka vertailee autokouluja kuin verkkokauppoja ja tekee lopullisen valinnan usein itse. Tämä ohjasi koko konseptia. Toimipisteen valinnan, hintavertailun ja ostamisen on oltava yhtä vaivatonta kuin hyvässä verkkokaupassa.

Sisältötyypit, toiminnallisuudet ja integraatiot dokumentoitiin toteutuskelpoisesti. Määrittely kuvasi sivupohjat ja räätälöidyt sisältötyypit, vaaditut toiminnallisuudet hausta kieliversioihin sekä integraatiot, kuten ERP-järjestelmän (Streamways) yhdensuuntaisen, ajastetun tiedonsiirron, toimipistetietojen tuonnin PinMeTo-palvelusta ja asiakaspalveluchatin. Myös se, mitä tietoa hallitaan ERP-järjestelmässä ja mitä sivustolla, ratkaistiin paperilla eikä palaverikierteessä kesken toteutuksen.

Kohderyhmät kuvattiin ostokäyttäytymisen kautta. Sivuston tärkein käyttäjä on 15–21-vuotias nuori, joka vertailee autokouluja kuin verkkokauppoja ja tekee lopullisen valinnan usein itse. Tämä ohjasi koko konseptia. Toimipisteen valinnan, hintavertailun ja ostamisen on oltava yhtä vaivatonta kuin hyvässä verkkokaupassa.

Sisältötyypit, toiminnallisuudet ja integraatiot dokumentoitiin toteutuskelpoisesti. Määrittely kuvasi sivupohjat ja räätälöidyt sisältötyypit, vaaditut toiminnallisuudet hausta kieliversioihin sekä integraatiot, kuten ERP-järjestelmän (Streamways) yhdensuuntaisen, ajastetun tiedonsiirron, toimipistetietojen tuonnin PinMeTo-palvelusta ja asiakaspalveluchatin. Myös se, mitä tietoa hallitaan ERP-järjestelmässä ja mitä sivustolla, ratkaistiin paperilla eikä palaverikierteessä kesken toteutuksen.

Tekniset reunaehdot asetettiin mitattaviksi. Palvelun käytettävyys 99,5 prosenttia, kriittisten häiriöiden ratkaisuaika enintään kaksi tuntia, päivittäiset varmuuskopiot, WCAG 2.2 -tason saavutettavuus, selainyhteensopivuus ja dokumentointivaatimus toimittajaloukun välttämiseksi. Kirjattu reunaehto ei ole enää neuvottelukysymys vaan valintakriteeri.

Mitä asiakas määrittelyllä
saa

Lopputulos on dokumentti, jolla voi tehdä kolme asiaa: perustella investointipäätöksen johdolle, kilpailuttaa toteuttajat vertailukelpoisilla tarjouksilla ja aloittaa toteutuksen ilman, että ensimmäiset viikot kuluvat perusasioiden selvittelyyn.

Epic Autokoulu käytti määrittelyä juuri näin. Se kilpailutti toteutuksen määrittelyn pohjalta ja valitsi tarjousvertailun jälkeen Penrosen myös suunnittelemaan ja rakentamaan uuden sivuston. Määrittelyyn kirjatut vaatimukset toimivat sellaisenaan toteutuksen runkona, ja hinta-arvio perustui dokumentoituihin tarpeisiin, ei olettamuksiin.

Hyvä määrittely ei sido asiakasta tekijäänsä. Se on kirjoitettu niin, että kuka tahansa ammattitaitoinen toimittaja voi toteuttaa sen. Juuri siksi sillä voi aidosti kilpailuttaa.

Määrittely on hankkeen halvin vaihe

Verkkopalvelu-uudistuksen kalleimmat virheet eivät synny koodissa vaan suunnittelemattomuudessa: integraatio, jonka tietovirtoja ei mietitty; ostopolku, joka suunniteltiin desktop edellä mobiilienemmistölle; sisällönhallinta, joka vaatii toimittajan jokaiseen muutokseen. Määrittelyvaiheessa jokainen näistä korjataan yhdessä työpajakeskustelussa. Toteutusvaiheessa jokainen niistä on lisälasku.

Sama pätee siihen, mitä uudistuksen pitää kestää. Teknologia ehtii vaihtua sivuston elinkaaren aikana. Hyvä rakenne kestää, ja rakenne päätetään määrittelyssä.

Siksi sanomme asiakkaillemme: jos uudistuksesta on epävarmuutta, älä osta vielä toteutusta. Osta ensin selkeys.